Le but du logiciel Gespage est d’abord de mesurer la volumétrie réalisée sur votre parc d’imprimantes et de copieurs et de calculer le coût global. Mais comment va agir Gespage pour obtenir une réduction significative de ces coûts et quel sera son ROI impressions (Return On Investment) ?
Rappels :
- L’impression coûte en moyenne à une entreprise 3% de son chiffre d’affaires.
- La majorité des entreprises ne savent pas exactement combien coûtent leurs impressions.
- La majorité des entreprises ne savent pas non plus combien de machines sont opérationnelles sur leur parc.
Gespage va vous aider à réaliser des économies significatives grâce à 3 fonctions standard du produit
La mise en place de filtres et de règles
La première fonction génératrice d’économie est la mise en place de filtres et de règles. On peut définir un filtre qui dit que tout document envoyé sur une imprimante A sera dérouté sur une imprimante B si le nombre de page qu’il contient dépasse une certaine quantité ou si le coût du document dépasse un certain niveau. Dans cette équation, le filtre sera « si le document contient plus de xx pages », alors la règle « rediriger sur l’imprimante B » doit s’appliquer, avec notification à l’émetteur que son document a été dérouté sur l’imprimante B.Le gain moyen sera de l’ordre de 2% du volume annuel.
La mise en place de Print2me.
Cette fonction apporte une nouvelle dimension, le contrôle d’accès aux équipements. Chaque MFP ou imprimante sera équipée d’un système d’authentification pouvant être une interface embarquée ou un simple lecteur de badge.Les impressions restent bloquées sur le serveur Gespage. Pour les débloquer, l’utilisateur doit s’identifier avec son code d’accès ou son badge. Il peut obtenir sur l’écran du MFP, la liste de ses travaux d’impression avec le nom, le nombre de pages, le coût. Il peut lire d’autres informations comme son crédit ou solde de pages.
L’utilisateur peut libérer une ou plusieurs impressions. Il peut aussi supprimer des impressions sans retourner à son poste de travail. Gespage supprimera automatiquement tous les travaux qui n’auront pas été imprimés au bout d’un temps défini. Conséquence immédiate : plus d’accumulation de documents dans le bac de sortie et qui ne sont jamais récupérés. Cette fonction apporte l’économie maximum soit près de 15 % du volume annuel d’impression.
Le comportement des utilisateurs
La mise en place de Gespage va modifier le comportement des utilisateurs et spontanément limiter leurs impressions à caractère personnel. Le résultat est variable mais en fonction des entreprises, la moyenne enregistrée donne un taux de 3 à 5 % d’impressions économisées.
Exemple de ROI
Exemple calculé sur la base de 50 MFP avec modules embarqués, 500 utilisateurs, en prenant une consommation de 32 impressions par jour par utilisateur (Moyenne française)
| Equipements installés | 50 |
| Nbr d’utilisateurs | 500 |
| Volume N&B | 275 000 |
| Volume couleur | 77 000 |
| Coût page TCO N&B | 0.008 € |
| Coût page TCO Couleur | 0.06 € |
| Nbr de pages N&B par jour/ulisateur | 25 |
| Nbr. de pages couleur par jour/utilisateur | 7 |
| Nbr de jours ouvrés / mois | 22 |
| Coût mensuel d’impression NB | 2 200 € |
| Coût mensuel d’impression Couleur | 4 620 € |
| Coût mensuel papier | 2 112 € |
| Coût annuel d’impression | 8 932 € |
| Licences Gespage | 1 564 € |
| Modules embarqués | 10 500 € |
| Coût total d’acquisition | 12 064 € |
| Economie via Gespage | 2 233 € (20% du volume) |
| ROI (Return On Investment) | 5.4 mois |
Pour plus d’informations sur le ROI, n’hésitez pas à nous contacter.
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