Glossaire

Glossaire de la gestion des impressions

Introduction

La gestion des impressions est un levier stratégique pour les DSI, les responsables IT et les organisations qui souhaitent réduire leurs coûts, renforcer la sécurité et simplifier l’exploitation de leur parc d’imprimantes et de MFPs.

Ce glossaire a été conçu pour vous aider à :

• Décrypter les termes techniques et métiers liés à la gestion des impressions.
• Identifier les fonctions indispensables d’une solution moderne.
• Comprendre les enjeux liés au cloud, à la sécurité et à la conformité.

👉 En maîtrisant ce vocabulaire, vous facilitez vos projets de transformation numérique et gagnez en autonomie la rédaction de votre cahier des charges et dans vos choix de solutions d’impression, comme Gespage et Gespage Stratus.

Glossaire des termes de la gestion des impressions

A

* Agent Gespage : Client logiciel installé sur les postes utilisateurs pour gérer les impressions locales et remonter les informations.
Intérêt DSI : assure la continuité même hors connexion avec le serveur central.

* Authentification : Procédure d’identification d’un utilisateur avant l’accès à l’impression, la copie, le scan ou les autres fonctions d’un MFP.
Intérêt DSI : renforce la sécurité des documents et garantit la traçabilité.

B

* BYOD : Politique permettant aux utilisateurs d’imprimer depuis leurs propres équipements (PC perso, smartphones, tablettes).
Intérêt DSI : flexibilité accrue, mais vigilance sécurité nécessaire.

C

* Carte ou badge RFID : Moyen d’authentification sans contact utilisé pour libérer des impressions ou accéder aux fonctions d’un MFP.
Intérêt DSI : simplifie l’expérience utilisateur et réduit les risques de fraude.

* Cartadis : Éditeur de Gespage, acteur français avec plus de 50 ans d’expérience dans la bureautique au travers de ses solutions matérielles et logicielles.
Intérêt DSI : garantit expertise, proximité et innovation continue.

* CartadisDB : Base de données interne pour partenaires, recensant compatibilités matérielles et logicielles.
Intérêt DSI : assure une intégration fluide et une traçabilité accrue.

* cBot : Borne de paiement autonome connectée à Gespage pour imprimer, copier ou scanner en libre-service.
Intérêt DSI : facilite la monétisation et la recharge des comptes utilisateurs.

* Cloud printing : Impression reposant sur une infrastructure cloud externe (public ou privé).
Intérêt DSI : flexibilité, accessibilité à distance et réduction de la maintenance.

* cPad : Terminal autonome développé par Cartadis pour gérer l’authentification par badge/carte.
Intérêt DSI : utile lorsque le MFP n’intègre pas de terminal embarqué.

* CUPS : Système open source de gestion d’impression sous Linux, basé sur le protocole IPP. Gespage le prend en charge.
Intérêt DSI : permet aux environnements Linux de bénéficier des mêmes fonctions avancées que sous Windows.

F

* File d’impression / Spool : Espace tampon où sont stockés les travaux en attente d’impression.
Intérêt DSI : point stratégique pour appliquer règles, quotas et sécurisation.

G

* Gestion des impressions : Pilotage centralisé de toutes les impressions d’une organisation (coûts, sécurité, flux, reporting).
Intérêt DSI : réduction des coûts, sécurisation et simplification de la gestion multimarque.

* Gespage : Solution de gestion d’impression on-premise développée par Cartadis, multimarque et multiplateforme.
Intérêt DSI : référence française, complète et adaptée aux environnements hétérogènes.

* Gespage Stratus : Version cloud privé hébergée de Gespage, libérant les organisations de la gestion serveur.
Intérêt DSI : réduit la charge IT et améliore la résilience.

I

* Impression mobile : Possibilité d’imprimer depuis un smartphone, une tablette ou un PC personnel via application, email dédié ou portail web.
Intérêt DSI : indispensable pour les environnements mobiles et politiques BYOD.

* Impression multisite / Print roaming : Fonction permettant d’envoyer un document à un serveur central puis de le libérer depuis n’importe quel site ou imprimante du réseau.
Intérêt DSI : optimise la flexibilité et réduit la complexité IT.

* Impression sécurisée : Mode d’impression qui impose une authentification avant la libération du document.
Intérêt DSI : protège les données sensibles et réduit le gaspillage.

* Izly : Solution de paiement utilisée notamment dans les campus français (CROUS), intégrable avec Gespage.
Intérêt DSI : simplifie la facturation et l’expérience utilisateur.

M

* Microsoft Universal Print : Service cloud Microsoft 365 qui remplace les serveurs d’impression traditionnels.
Intérêt DSI : intégration simplifiée avec les environnements Microsoft.

* MFP / MFD : Imprimante multifonction (impression, copie, scan, fax). De véritables hubs documentaires connectés.
Intérêt DSI : nécessite une gestion fine pour limiter les coûts et maximiser la sécurité.

* Monitoring des usages et du parc : Suivi en temps réel de l’état des imprimantes, volumes et activités des utilisateurs.
Intérêt DSI : améliore le support IT et anticipe les pannes.

* MPS : Externalisation de la gestion du parc d’impression (maintenance, consommables, optimisation).
Intérêt DSI : réduction des coûts cachés et recentrage sur des missions à forte valeur ajoutée.

* Multimarque : Capacité d’une solution à gérer des imprimantes et MFP de constructeurs différents.
Intérêt DSI : indispensable pour éviter le verrouillage constructeur et optimiser le ROI.

O

* OCR : Reconnaissance optique de caractères intégrée au Scan Avancé.
Intérêt DSI : facilite l’indexation, la recherche et l’automatisation documentaire.

* On-premise : Déploiement de la solution sur les serveurs internes à l’entreprise.
Intérêt DSI : plus de contrôle, mais nécessite ressources IT locales.

P

* Photocopieur : Terme courant pour désigner un MFP. Aujourd’hui de véritables systèmes de gestion documentaire.
Intérêt DSI : pédagogie nécessaire auprès des utilisateurs finaux.

* Pilote d’impression : Logiciel traduisant les fichiers utilisateurs en langage compréhensible par l’imprimante.
Intérêt DSI : un bon pilote = stabilité et réduction des incidents.

* Politique d’impression : Ensemble de règles imposées aux utilisateurs (N&B, recto-verso, restrictions couleur).
Intérêt DSI : uniformise les pratiques et réduit les coûts.

* Pop-up Gespage : Fenêtre affichée côté utilisateur avant impression (coût, règle appliquée).
Intérêt DSI : outil de sensibilisation et responsabilisation.

* Print Nightmare : Vulnérabilité du service d’impression Windows découverte en 2021.
Intérêt DSI : illustre l’importance des mises à jour et de la sécurité.

* Pull printing (Print2Me) : Impression libérée sur n’importe quelle imprimante après authentification.
Intérêt DSI : flexibilité, sécurité et réduction du gaspillage.

Q

* Quotas : Limitation du nombre de pages ou budget attribué par utilisateur ou service.
Intérêt DSI : responsabilisation et maîtrise des coûts.

R

* Rapports : Tableaux de bord et statistiques sur l’usage du parc.
Intérêt DSI : vision claire des coûts et aide à la décision.

* RGPD : Règlement européen sur la protection des données personnelles.
Intérêt DSI : conformité obligatoire et protection contre les risques juridiques.

* RSE : Application de principes de durabilité (réduction papier, énergie, recyclage).
Intérêt DSI : contribue aux objectifs RSE de l’entreprise.

S

* Scan avancé : Fonctions de numérisation avec OCR, envoi cloud et workflows documentaires.
Intérêt DSI : facilite la transformation numérique.

* Scan to Me : Envoi automatique d’un scan vers la boîte mail ou dossier personnel de l’utilisateur.
Intérêt DSI : simplifie les usages, renforce la confidentialité et réduit le support IT en automatisant l’envoi sécurisé des documents scannés directement à l’utilisateur depuis le MFP.

* Serverless printing : Impression sans serveur central, gérée via le cloud ou depuis les imprimantes.
Intérêt DSI : réduit la complexité et libère du temps IT.

* Synchronisation LDAP / AD : Connexion automatique d’une solution aux annuaires d’entreprise (AD, Azure AD, Google Workspace).
Intérêt DSI : simplifie l’administration et centralise les droits.

T

* Terminal embarqué : Interface logicielle intégrée (aussi appelée embedded) dans l’écran tactile du MFP (eTerminal Gespage).
Intérêt DSI : offre une expérience utilisateur fluide, réduit les coûts matériels et simplifie la gestion en centralisant l’authentification et la maintenance directement sur le MFP.

W

* WPP : Fonction Windows qui chiffre les travaux d’impression entre le poste et l’imprimante.
Intérêt DSI : protège contre l’interception ou la fuite de données.